Sistem e-Track Kertas Kerja POLIMAS ialah platform berpusat digital yang dibangunkan khusus untuk memudahkan, mempercepatkan, dan menjejak aliran permohonan kertas kerja program aktiviti pelajar dan staf di Politeknik Sultan Abdul Halim Mu'adzam Shah. Sistem ini menggantikan pemprosesan manual fizikal dengan aliran kerja telus, tepat pada masanya (*real-time*), dan berintegriti tinggi.

Penjejakan Masa Sebenar

Pemohon dan pengurusan boleh mengetahui kedudukan terkini kertas kerja (di ULPL, Unit Kewangan, atau Pengarah) tanpa perlu menelefon atau ke kaunter.

Pemantauan SLA Telus

Enjin SLA pintar mengira tempoh masa pemprosesan bagi setiap peringkat dengan amaran visual warna untuk memastikan tiada kertas kerja tersangkut lama.

Slip Jejak Kod QR

Setiap permohonan disertakan Slip Jejak A4 ber-kod QR unik yang boleh dicetak dan dilekatkan pada fail fizikal untuk imbasan semakan pantas di mana-mana.

2.0

Matriks Akses & Peranan Pengguna (RBAC)

Sistem menguatkuasakan kawalan akses berasaskan peranan (*Role-Based Access Control*) bagi memelihara kerahsiaan minit kelulusan dan pembahagian tugas yang jelas:

Modul / Tindakan	Pemohon	ULPL	Kewangan	Pengarah / PKA	Pentadbir
Hantar Kertas Kerja Baru	Ya	Tidak	Tidak	Tidak	Ya
Semakan Format & Kelayakan	Lihat	Tindakan	Lihat	Lihat	Ya
Semakan Bajet & Peruntukan	Lihat	Lihat	Syor Bajet	Lihat	Ya
Pengesahan Akhir Kelulusan	Lihat	Lihat	Lihat	Kelulusan	Ya
Arahan Minit Pindaan	Terima	Boleh	Boleh	Boleh	Ya
Muat Naik Versi Pindaan (V2+)	Pemohon	Tidak	Tidak	Tidak	Ya
Laporan Analitik & Eksport	Jabatan	Semua	Semua	Semua	Penuh

3.0

Kitaran & Carta Alir Aliran Kerja 5 Peringkat

Setiap kertas kerja yang dihantar melalui kitaran semakan berstruktur 5 peringkat berikut:

Peringkat 1: Penghantaran Kertas Kerja & Penjanaan No. Sistem (Jabatan)

Pemohon mengisi maklumat program, tarikh mula/tamat, anggaran bajet, dan memuat naik dokumen PDF rasmi. Sistem menjana Nombor Sistem Unik (cth: KK-20260830-001) beserta Kod QR Slip Fizikal secara automatik. Notifikasi Telegram dihantar serta-merta kepada pegawai bertugas.

Peringkat 2: Semakan Kelayakan & Pematuhan Garis Panduan (Unit ULPL)

Pegawai ULPL menyemak format kertas kerja, kesesuaian tarikh pelaksanaan, dan pematuhan SOP. Pegawai boleh membuat tindakan "Sokong & Majukan ke Unit Kewangan" atau meminta "Pindaan Diperlukan" berserta minit ulasan pembetulan.

Peringkat 3: Semakan & Syor Peruntukan Bajet (Unit Kewangan)

Pegawai Kewangan menyemak baki vote peruntukan bajet yang relevan, memasukkan amaun syor bajet yang diperakui, dan memajukan dokumen ke peringkat Pengarah bagi pertimbangan kelulusan rasmi.

Peringkat 4: Pengesahan & Keputusan Muktamad (Pengarah / PKA)

Pengarah membuat pertimbangan eksekutif sama ada DILULUSKAN (dengan amaun bajet rasmi diluluskan), DITOLAK, atau PINDAAN. Keputusan direkodkan secara kekal ke dalam Jejak Audit (*Audit Trail*).

Peringkat 5: Pengesahan Penerimaan Keputusan (Jabatan) • PROSES SELESAI

Jabatan pemohon mengesahkan penerimaan keputusan pengarah. Fail kertas kerja kini berstatus Proses Selesai dan sedia untuk pelaksanaan program aktiviti.

Aliran Pindaan & Kawalan Versi Pindaan (V1 → V2)

Sekiranya mana-mana peringkat (ULPL, Kewangan, atau Pengarah) meminta pindaan, status bertukar kepada Pindaan - [Nama Unit]. Pemohon akan menerima notifikasi, menyemak catatan minit pembetulan, dan memuat naik dokumen versi baharu melalui butang "Hantar Versi Pindaan". Sistem melabelkan dokumen secara automatik sebagai V2 (Pindaan) dan mengarkibkan fail asal tanpa menghapuskannya.

4.0

Panduan Penggunaan Mengikut Peranan Pengguna

4.1 Pegawai Pemohon (Jabatan / Unit)

Hantar Permohonan: Tekan menu Permohonan Baru, lengkapkan maklumat aktiviti & muat naik fail PDF (≤ 10MB).
Semak Status: Pantau di Dashboard sama ada berstatus Semakan ULPL, Semakan Unit Kewangan, atau Pengesahan Pengarah.
Cetak Slip Jejak: Buka butiran kertas kerja dan klik butang Cetak Slip Jejak (A4) untuk dilekatkan pada fail fizikal.
Tindakan Pindaan: Jika ada minit pindaan, klik Hantar Pindaan (V2) untuk muat naik dokumen yang telah dibetulkan.

4.2 Pegawai Unit ULPL

Tab Tindakan Saya: Buka Dashboard & lihat senarai di bawah tab Tindakan Saya (kertas kerja yang menuntut semakan ULPL).
Semak Butiran & PDF: Buka dokumen, teliti sinopsis, tarikh, dan lampiran PDF.
Buat Keputusan: Tekan Semak & Tindakan → Pilih Sokong & Majukan ke Unit Kewangan atau Perlu Pindaan (masukkan minit arahan yang jelas).

4.3 Pegawai Unit Kewangan

Semakan Baki Bajet: Kenalpasti kod vote peruntukan dan baki sedia ada yang layak bagi aktiviti terbabit.
Masukkan Syor Bajet: Isi amaun cadangan peruntukan yang disokong oleh kewangan.
Majukan ke Pengarah: Sahkan tindakan untuk mengemukakan dokumen terus kepada Pengarah/PKA.

4.4 Pengarah / Pengurusan Tertinggi (PKA)

Dashboard Eksekutif: Pengarah dipaparkan dengan senarai ringkas dokumen yang menunggu pengesahan beliau.
Kelulusan Rasmi: Pilih DILULUSKAN atau DITOLAK berserta amaun rasmi yang diluluskan.
Arahan Khas: Masukkan minit arahan jika ada syarat khas atau perlukan semakan semula jabatan.

5.0

Standard Kod Warna Petunjuk & Sistem SLA Tempoh Masa

Bagi memudahkan pengecaman visual secara pantas tanpa perlu membaca teks panjang, sistem menggunakan sistem kod warna piawai POLIMAS:

ULPL

Semakan Kelayakan

Kewangan

Semakan Bajet

Pengarah

Kelulusan Rasmi

Jabatan

Tindakan / Selesai

Pindaan

Perlu Pembetulan

Zon Petunjuk Tempoh Masa (SLA Service Level Agreement)

< 3 Hari Zon Hijau (Normal): Kertas kerja dalam tempoh piawai pemprosesan lancar.

3–6 Hari Zon Kuning (Perhatian): Menghampiri ambang had masa tindakan.

≥ 7 Hari (Overdue) Zon Merah (Amaran): Melebihi 7 hari tanpa tindakan, perlu keutamaan segera.

6.0

Sistem Carian Awam & Kod QR Slip Fizikal

Penjejakan Hibrid (Digital + Fail Fizikal A4)

Walaupun e-Track beroperasi secara digital sepenuhnya, sesetengah permohonan masih memerlukan fail fizikal dibawa ke bilik mesyuarat atau unit pentadbiran. Untuk menjamin kesinambungan ini:

Cetak Slip Jejak A4: Pemohon boleh mencetak slip jejak satu muka surat yang mengandungi ringkasan aktiviti, tarikh hantar, dan Kod QR Resolusi Tinggi.
Imbas Di Mana Sahaja: Mana-mana staf atau pengurusan boleh menghalakan kamera telefon ke Kod QR tersebut untuk membuka halaman semak_awam.php tanpa perlu log masuk.
Status & Jejak Terkini: Maklumat status semasa, tarikh kemaskini, dan peringkat tindakan dipaparkan serta-merta pada skrin telefon.

Imbas & Jejak Pantas

Buka pautan semakan terus tanpa kata laluan

7.0

Laporan Analitik, Eksport & Pop-up Intai Rekod

Modul Laporan (laporan.php) membekalkan analisis eksekutif prestasi aktiviti dan bajet mengikut sukuan tahunan dan jabatan:

Graf Trend Sukuan

Memaparkan visual tren permohonan sepanjang sukuan tahun bagi memantau kadar produktiviti penganjuran aktiviti institusi.

Pop-up Modal Intai Rekod

Klik mana-mana angka dalam jadual (cth: klik angka 3) untuk membuka tetingkap pop-up pantas tanpa meninggalkan skrin laporan. Tekan Esc atau Tutup bila selesai.

Eksport CSV & Cetakan PDF

Muat turun data ke lembaran fail dengan penamaan standard mengikut format rasmi e-Track: namafile_yymmdd_hhmm.type (cth: laporan_prestasi_jabatan_260831_1430.csv atau senarai_kertas_kerja_260831_1430.csv).

8.0

Modul Pembantu Pintar AI (AI Assistant POLIMAS)

Sistem e-Track dilengkapi dengan modul pintar berkuasa AI (AI Assistant di pautan ai_assistant.php) yang direka khas untuk membantu warga kerja POLIMAS merangka dokumen institusi berkualiti tinggi dalam masa beberapa saat sahaja:

Penjana Draf Kertas Kerja

Menjana draf cadangan kertas kerja yang lengkap merangkumi Pengenalan, Objektif SMART, Anggaran Belanjawan, Tentatif Program, dan Justifikasi Impak mengikut piawaian format rasmi POLIMAS.

Laporan Post-Mortem Program

Membantu penyelaras program menyediakan laporan penilaian selepas program selesai, merangkumi analisis kekuatan/kelemahan (SWOT), cabaran pelaksanaan, dan cadangan penambahbaikan untuk rekod ULPL.

Eksport Word (.docx) & Cetakan

Dokumen yang dijana boleh disunting secara langsung, dimuat turun ke format Microsoft Word (.docx) sedia diedit, atau dicetak terus ke format PDF rasmi institusi.

Bantuan Mikro-AI Semasa Mengisi Borang

Pengguna boleh menekan ikon penjana pintar untuk melengkapkan objektif program, justifikasi bajet, dan sinopsis secara automatik semasa mengisi borang permohonan baru.

9.0

Keselamatan Sistem & Jejak Audit (Audit Trail)

Sistem e-Track menguatkuasakan prinsip Jejak Audit Kekal (*Immutable Audit Trail*). Setiap tindakan pegawai direkodkan secara automatik ke dalam pangkalan data bersama cap masa tepat (saat), nama pegawai, dan jabatan. Rekod jejak audit ini tidak boleh dipadam atau diubah suai bagi mematuhi piawaian audit kualiti ISO 9001:2015:

Contoh Paparan Log Jejak Audit Sebenar Dokumen Rekod Terkunci (ISO Compliant)

Tarikh & Masa	Peringkat	Pegawai Terlibat	Tindakan & Catatan Sistem
28/08/2026 09:15 AM	Jabatan	Ts. Mohamad Shaufi bin Kambaruddin	Kertas kerja dihantar untuk semakan ULPL.
28/08/2026 02:40 PM	Unit ULPL	Aida Yusnizan Binti Mohd Yusof	Format dokumen disahkan teratur & disokong.
29/08/2026 11:20 AM	Kewangan	Nurul Nadiatul Shamimi Binti Rusli	Syor peruntukan OS42000 diluluskan RM 3,500.
30/08/2026 10:05 AM	Pengarah	Nurul Huda binti Yahya	DILULUSKAN sepenuhnya tanpa pindaan.

Diterbitkan oleh: Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan (ULPL)

Sistem e-Track Kertas Kerja POLIMAS Enterprise Edition

MANUAL PENGGUNA SISTEM e-TRACK

Pengenalan & Objektif Sistem e-Track